Uusi intranet luo yhteisöllisyyttä ja sujuvoittaa työntekoa

Helsingin yliopiston uusi intra valmistui keväällä 2019. Uuden intranetin, Flamman, tavoitteena oli saada aikaan näkymä yliopistolaisten maailmaan, luoda yhteisöllisyyttä, tarjota uusia ominaisuuksia sekä selkeämpi polku tietoihin. Alustan oli tärkeä olla joustava ja mukautuva. Flamma-projektiin osallistui useita eri tahoja, mutta suurin vastuu toteutuksesta oli Ambientialla.

– Projekti käsitti noin 800 tehtäväkokonaisuutta. Toteutimme yhteensä noin 700 sisältösivua kolmella eri kielellä, kertoo projektipäällikkö Vesa-Pekka Virtanen Ambientialta.

Responsiivinen ja moderni käyttöliittymä

” Mielestäni yksi parhaista asioista, mikä on nyt uuden intran myötä muuttunut, on se, että käyttäjä voi käyttää uutta Flammaa eri päätelaitteilla. Se on käyttöliittymältään nykyaikainen, moderni ja responsiivinen.”

Intranetin suunnittelun lähtökohta oli käyttäjälähtöisyys. Suunnittelussa otettiin huomioon se, mitä yliopiston tutkijat ja muu henkilöstö tarvitsevat. Näiden tarpeiden pohjalta lähdettiin luomaan sopivia palveluita. Yksi tärkeä kriteeri oli hakutoiminnon toimivuus.

– Mielestäni yksi parhaista asioista, mikä on nyt uuden intran myötä muuttunut, on se, että käyttäjä voi käyttää uutta Flammaa eri päätelaitteilla. Se on käyttöliittymältään nykyaikainen, moderni ja responsiivinen, kertoo tekninen tuoteomistaja Mikko Hassinen.

– Nyt myös kuka tahansa meiltä voi luoda uutisia ja postata yhteisövirta Virtaseen. Sisältöä voi muokata ja se on tehty mahdollisimman helpoksi, kuvailee sisältövastaava Pauliina Pajunen.

Hyvä yhteisö ympärillä

Uusi intranet on selkeästi sujuvoittanut yliopiston tutkijoiden ja muun henkilökunnan työntekoa. Myös yhteisöllisyyden ja sisäisen viestinnän edellytykset ovat huomattavasti aiempaa paremmat. Henkilöstö on ottanut uuden intran hyvin vastaan.

– Kyllähän se jännitti, miten meidän hieman kriittinenkin henkilöstömme ottaa tämän vastaan. Olemme kuulleet hyvää palautetta ja onnistuneet jopa ylittämään odotukset, Pajunen iloitsee.

Ambientia ja Helsingin yliopisto onnistuivat luomaan hyvän mallin yhteistyön tekemiselle. Palvelu itsessään on todettu toimivaksi.

– Ambientialta tulivat meille koodarit ja oma projektipäällikkö. Heillä oli suurin panos intranetin toteuttamisessa, summaa tuoteomistaja Juha Sjöblom.

– Meillä on hyvä yhteisö ympärillämme, joka kehittyy ja toimii osana Helsingin yliopiston DigiHub -tuotekehitysyhteisöä. Meillä on hyvät toimittajat, jotka voivat tukea meitä niissä asioissa, joita emme osaa itse tehdä, Hassinen kiteyttää.