TÄMÄN ASIAKASKOKEMUKSEN ON TUOTTANUT PUOLUEETTOMASTI KOKEMUKSIA.FI
Lue lisääVantaan kaupunki on yksi Suomen suurimmista kiinteistöjen omistajista halliten noin miljardin euron omistusmassaa. Kaupungin tilakeskuksella on käytössään Rapalin kokonaisvaltainen IWMS360°-ratkaisu, jonka pääohjelmistona toimii Optimaze.net. Optimazen avulla on kaupungin tilojen vuokrausprosessia pystytty tehostamaan ja saavuttamaan siten useiden henkilötyövuosien säästöt.
Vantaan kaupunki omistaa yhteensä noin 800 rakennusta. Kaupungin palveluiden käytössä on yhteensä noin 800 000 neliömetrin verran erilaisia toimitiloja. Muualta vuokrattuja neliöitä on noin 290 000. Lisäksi kaupunki omistaa keskinäisistä kiinteistöosakeyhtiöistä yhteensä noin 50 000 neliömetriä. Merkittävin osa kaupungin tiloista on opetuksen, varhaiskasvatuksen sekä sosiaali- ja terveystoimen käytössä.
– Vantaan kaupungin tilakeskuksen tehtävänä on hankkia toimitiloja kaupungin palveluiden käyttöön, kertoo toimitilapäällikkö Pasi Salo.
Vuonna 2015 kaupunki järjesti kiinteistöhallinnan tietojärjestelmien kilpailutuksen, jonka Rapal voitti yhdessä kolmen muun ohjelmistotoimittajan kanssa. Tilakeskus otti asteittain käyttöönsä kokonaisvaltaisen IWMS360°-ratkaisun, jonka pääohjelmistona toimii Optimaze.net.
– Hankinta suoritettiin julkisena hankintana. Loppuvaiheessa meillä oli kolme yritysten muodostamaa yhteenliittymää mukana tarjouskilpailussa. Yksi niistä oli Rapalin vetämä, Salo muistelee.
– Ohjelmistohankinnan tavoitteena oli se, ettei ohjelmisto olisi vain tietovarasto, vaan että siinä olisi myös erilaisia toiminnanohjaukseen liittyviä elementtejä. Toiminnanohjauksen tarkoituksena oli vakioida tietyt prosessit siten, että toiminnasta tulee laadukkaampaa ja sujuvampaa. Samalla pyrimme välttämään turhia työvaiheita ja odotusaikoja, Salo avaa.
“Rajapintojen avulla olemme pystyneet automatisoimaan eri ohjelmien osien tietojen siirtoa siten, ettei samaa tietoa tarvitse siirtää kahdesti.”
Käyttöönotto on parhaillaan loppusuoralla. Tällä hetkellä tilanne on se, että tilakeskus on voinut korvata kaikki aiemmin käyttämänsä tietojärjestelmät. Sen lisäksi ohjelmistoon on saatu uusia toimintoja, integroitu vanhoja tietokantoja sekä otettu käyttöön uusia.
– Yhdistimme investointien suunnitteluun, rakennuttamiseen ja ylläpitoon liittyviä ohjelmistoja toisiinsa saadaksemme kokonaisvaltaisen tiedonhallintajärjestelmän, jossa Optimazella on merkittävä osuus ohjelmiston perusrekisterinä, Salo kertoo.
– Käyttöönotto jakautui kahteen osaan. Otimme käyttöön jo valmiita moduuleita ja kehitimme workshoppien avulla uusia. Rapal on ottanut hyvin huomioon meidän tarpeemme, ja ohjelmistoa on muotoiltu asiakkaan, eli Vantaan kaupungin haluamaan muotoon, Salo kuvailee.
– Käyttöönoton yhteydessä tehtiin useita rajapintoja ja integraatioita muihin järjestelmiin. Rajapintojen avulla olemme pystyneet automatisoimaan eri ohjelmien osien tietojen siirtoa siten, ettei samaa tietoa tarvitse siirtää kahdesti. Olennaisimpia integraatioita ovat kiinteistötietojärjestelmä sekä kaupungin taloushallinnon järjestelmä, Salo jatkaa.
“Asuntojemme ja toimitilojemme vuokrausprosessi on tehostunut. Sen myötä olemme saaneet aikaan useamman henkilötyövuoden säästön”
Salo kokee, että Optimaze on huomattavasti heidän aiemmin käyttämäänsä järjestelmää helppokäyttöisempi. Käyttöohjeita ei tarvitse osata ulkoa, jotta haluamansa työn voi suorittaa. Selkeitä eroja on havaittu myös vuokrausprosessissa sekä yleisissä kustannuksissa.
– Asuntojemme ja toimitilojemme vuokrausprosessi on tehostunut. Sen myötä olemme saaneet aikaan useamman henkilötyövuoden säästön, Salo summaa.
– Rapal on ollut projektin vetäjänä erinomainen. Heidän kanssaan tehty yhteistyö on ollut hyvää, ja se tulee varmasti jatkumaan pitkään myös tulevaisuudessa, Salo päättää.
