TÄMÄN ASIAKASKOKEMUKSEN ON TUOTTANUT PUOLUEETTOMASTI KOKEMUKSIA.FI
Lue lisääFennia-konserni muutti keväällä 2017 pääkonttorinsa uusiin, konsernin käyttöön soveltuvaksi saneerattuihin toimitiloihin Helsingin Pasilassa. Samassa yhteydessä myös Fennian tilanvarauskokonaisuus uudistettiin yhteistyössä älytoimistoratkaisuja tarjoavan Taitorin kanssa. Uusien palveluiden ansiosta ihmiset, tilat ja tarjoilut löytävät toisensa yhden järjestelmän kautta.
Päättäessään uusiin toimitiloihin muuttamisesta ja tilan saneeraamisesta ennen käyttöönottoa, Fennia halusi panostaa tilasuunnitteluun ja parantaa henkilökunnalle tarjottavia palveluja. Keskeistä oli löytää sopiva yhteistyökumppani tila- ja tarjoiluvarausjärjestelmien suunnitteluun ja toteutukseen, jotta yrityksen 50 neuvottelutilaa saataisiin käyttöön tehokkaammin.
– Yhteistyö Taitorin kanssa lähti mukavasti liikenteeseen. He pystyivät kertomaan luontevasti ja ymmärrettävästi, mitä tarjoavat. Yritys vaikutti myös toimijalta, joka pystyy räätälöimään meidän tarpeisiimme sopivat palvelut ja tuotteet, Fennian toimitilapäällikkö Teea Syrjälä kertoo.
Fennian suurin tarve oli uudistaa tilanvarausjärjestelmää siten, että tilat tarjoiluineen olisivat varattavissa niin sisäisiin palavereihin kuin asiakasneuvotteluihinkin yhden palvelun kautta. Uutena ideana Taitori toi mukaan esimerkiksi ovenpielinäytöt, joiden kautta tilan varaaminen onnistuu suoraan neuvottelutilan ovelta.
– Meillä on Fenniassa voimakas palaverikulttuuri. Päivittäin on paljon kokouksia – tiloja varataan ja perutaan jatkuvasti. Etsimme ratkaisua, jossa tilojen ja tarjoilujen varaukset olisivat tehtävissä kumpikin Outlook-kalenterin kautta. Halusimme pois useista eri järjestelmistä. Taitorilta löytyi ratkaisu tähän, Syrjälä taustoittaa.
– Outlook-varausmahdollisuuden lisäksi Taitori tarjosi neuvottelutiloihin ovenpielinäytöt, joilta neuvottelutila voidaan varata ja vapauttaa. Lisäksi osana järjestelmää saatiin käyttöön uusi sisäisen viestinnän kanava, hissinäytöt, joilla voidaan näyttää vaihtuvaa sisältöä, hän summaa.
“Tuntuu, että nämä palvelut on rakennettu meille yhdessä.”
Yhteistyöstä Syrjälä nostaa esiin erityisesti Taitorin kyvyn kuunnella asiakkaan tarpeita ja tarjota niihin ratkaisuja. Kehitystä tehdään yhdessä ja se on ketterää. Ketteryys on näkynyt Fennialle suunnittelusta toteutukseen.
– He kyselivät meiltä todella paljon meidän tarpeistamme ja rakensivat alusta saakka palveluja meidän toiveiden pohjalta. Taitori kuunteli meitä isolla korvalla. Tuntuu, että nämä palvelut on rakennettu meille yhdessä.
– Asennukset tehtiin saneerauksen yhteydessä. Asennus eteni omatoimisesti ja aikataulun mukaisesti, ja yhteistyö meidän, Taitorin ja urakoitsijan välillä toimi hyvin. Käyttöönotto sujui hyvin, koska muutos entiseen oli todella positiivinen ja toivottu. Tilanvarausjärjestelmä otettiin heti täysillä käyttöön, Syrjälä kehuu.
“Yhteistyö Taitorin kanssa on ollut jouhevaa, ja kaikkiin haasteisiin löytyy aina nopeasti ratkaisu.”
Keskeisenä hyötynä Fennialle nähdään arjen helpottuminen ja tilankäytön tehostuminen. Toimivan yhteistyön ansiosta palvelut myös kehittyvät tarpeiden mukaan.
– Kun tilaa varataan, varaaja pääsee tekemään samassa yhteydessä tarjoilutilauksen, jossa tilattavat tuotteet ovat näkyvissä kuvineen ja hintoineen. Keittiön järjestelmänäkymään välittyy suoraan tieto siitä, millaista tarjoilua halutaan, mihin tarjoilut katetaan ja kenelle lasku ohjataan. Myös peruutukset onnistuvat yhdestä paikasta, Syrjälä sanoo.
– Kokoustilojen varaustarve on välillä äkillinen. Ennen työllistimme äkillisissä varaustilanteissa myös aulapalvelua, kun nykyisin tila voidaan varata suoraan ovenpielinäytöltä. Jos palaveri loppuu aiemmin, tila voidaan myös vapauttaa samalta näytöltä. Tämä mahdollisuus on helpottanut tilojemme varaamista todella paljon.
– Uudet palvelut ovat olleet käytössä nyt puoli vuotta, ja koko ajan keksitään, miten palveluja voitaisiin kehittää entisestään. Yhteistyö Taitorin kanssa on ollut jouhevaa, ja kaikkiin haasteisiin löytyy aina nopeasti ratkaisu. Heidän palvelunsa ovat osoittautuneet meille oikein toimiviksi, Syrjälä päättää.
